Logo
Блог

Блог

Fintime: управление временем для финансиста

О чем это?

Последние десять лет тема тайм-менеджмента прочно заняла полки книжных магазинов, трибуны семинаров и странички блогов. И это неудивительно, ведь интенсивность жизнь растет, а развитие технологий ускоряет этот рост в геометрической прогрессии. Время – это то, что всегда находится в дефиците.

Эффективное управление временем становится чуть ли не основным фактором успешности человека.

Работай старательно по восемь часов в день — выбьешься в начальство и получишь возможность работать по двенадцать часов в день. 
Роберт Фрост.

Тайм-менеджмент, представляет собой подходы и технологии для самоорганизации. В интернете и литературе вы найдете множество советов, как правильно организовать время. Я дублировать информацию не буду, а расскажу о своих подходах к самоорганизации и тех инструментах, которые создают для меня иллюзию управления временем 🙂

Списки – разных дел места прописки

Списки дел (to-do list) – это, обычно, первое, что советует любой автор технологии по управлению временем. Посмотрите на гуру тайм-менеджмента и эффективности – Стивен Кови, Дэвид Аллен, Брайян Трейси, Алан Лакейн – все они все советуют организовывать свои цели и задачи в виде всевозможных списков и матриц.

Есть целый легион приложений для смартфона и компьютера, основным форматом которых является Todolist (список дел). Я перепробовал несколько таких инструментов и, в итоге, остановился на двух: Wunderlist и WorkFlowy. Первый я начал использовать раньше, но, после того, как познакомился с Воркфлови, использую Вундерлист только для списка покупок. Полностью не отказываюсь от него по нескольким причинам: привык за много лет, база данных внутри уже большая, нравится звук, который издает смартфон, когда ты отмечаешь купленное — практически как монета, которая падает в котелок купца 🙂

Для рабочих задач я использую WorkFlowy. Этот сервис меня пленил своей оригинальной простотой. Там нет ничего лишнего – этот инструмент предназначен только для организации многоуровневых списков. Комбинации «горячих клавиш» продуманы в нем очень хорошо и запоминаются буквально сразу. Вот пример того, как можно организовать списки в нем (клик по картинке):

WorkFlowy

Как видите, в программе ничего лишнего: она светлая, чистая с ненавязчивыми элементами интерфейса, что позволяет концентрироваться исключительно на своих задачах. Рекомендую попробовать — может это именно то, что вы давно для себя искали.

За свою практику я перепробовал разные инструменты для организации работы команды. На одной компании даже удалось внедрить специализированную систему для управления поручениями и задачами «Мотив». Но в итоге, на следующих предприятиях, я «скатился» к обычной связке excel+email. Причина проста: время на внедрение и обучение сотрудников специализированным системам не окупается пользой от этих систем. А с екселом можно организоваться сразу – с ним все умеют работать и электронная почта также у всех есть. Вы просто делаете табличку, пишите там задачи и рассылаете ее с недельной периодичностью своей команде. Так никто – ни они, и, что самое важное, ни вы, не забудет про задания и дедлайны. Колонки, оформление и тому подобные вещи можно дорисовывать на свой вкус. Я, для примера, покажу форму, к которой привык за 10 лет работы:

AIL

Но, несмотря на множество сервисов и программ для организации списков дел, наиболее эффективным инструментом для меня по-прежнему являются блокнот и ручка. Вот правда, никакая автоматизация не сравнится с чувством, когда медленно и с нажимом ты вычеркиваешь из списка в блокноте давно «висящую» задачу 😉

Борьба с зеленым слоном

Хочу рассказать о своем опыте общения с программами-организаторами заметок (Google Keep, OneNote и т.д.). В свое время я выбрал для себя сервис Evernote, с узнаваемым зеленым слоном на логотипе. Мне настолько понравились рекламные статьи и ролики, что я даже купил себе платную версию программы.

Несколько дней я знакомился с мануалом, смотрел ролики, читал форум. Начал работать в системе, но… не пошло. Я думал, ну может дело привычки. Может надо просто перетерпеть неудобство, а дальше оно заработает. Может надо просто, как говорят, «выйти из зоны комфорта», а потом будет легче. Я честно боролся с зеленым слоном Evernote больше месяца. Но, в итоге, слон меня победил, и я отступил.

Если у Вас получилось овладеть и пользоваться Evernote – восхищаюсь вашей силой воли и снимаю шляпу.  

Через некоторое время после поражения в борьбе со слоном, я пробовал органайзеры Google Keep и One note. Получил такой же результат, вернее, его отсутствие. Просто не получается работать с подобными системами. На мой взгляд, они не экономят, а «пожирают» время, при этом особой выгоды никакой не видно.

В карты с мозгом

Хочу рассказать о технологии майнд-меппинг для организации работы. Mind map (с английского переводят, как интеллект-карта, мозговая карта, карта мыслей, ассоциативная карта) – метод структурирования знаний или идей при помощи графической диаграммы связей. Иными словами – это какая-то центральная концепция, от которой в разные стороны расходятся ее расшифровки. Хотя, автором метода называют британского психолога Тони Бьюзена, подобное графическое представление информации было применено еще в 3 веке до н.э.  

Методику майнд-меппинга можно использовать для множества задач: мозговой штурм, описание проекта, фиксация знаний, протоколирование совещаний. Можно просто рисовать на бумаге, а можно воспользоваться системами. Я с 2007 года использую программу MindManager. Если вы ранее не работали с картами или использовали другие программы для майнд-меппинга, просто потестируйте ее на бесплатном периоде. Это действительно мощная и удобная платформа для построения интеллект-карт.

Вот несколько примеров, карт из практики:

mind map mind map mind map

Проработка идей, эффективная передача знаний, фиксация решений — это тоже часть тайм-менеджмента, а Mindmanager — отличный помощник в этом.

Папки-файлы-документы

В офисе незаметным «пожирателем времени» является хаос в документах. Хаос всем привычен, а потому незаметен. Вот вам несколько примеров, которые, я уверен, вы встречали в офисах:

  • менеджеры по продажам всем отделом ищут допсоглашение к договору по всему офису;
  • бухгалтер по зарплате Ирина в отпуску и бухгалтер Алена уже полчаса ищет шаблон справки о доходах, открывая поочередно файлы с названиями «Документ1.doc», «йцукен.xls» и т.д.
  • Петров роется в шкафу, поочередно доставая и открывая папки регистраторы – ищет папку с накладными за прошлый месяц;
  • Офис-менеджер Вика сидит возле программиста Ильи, который пытается восстановить файлы с ее сломанного ноутбука и т.д.

Это все примеры неэффективного расходования времени, к которому привело отсутствие системы хранения корпоративной информации. Чтобы такого не было можно воспользоваться дорогими системами документооборота. Отлично, если вы уже на пути внедрения такой системы. Но даже без инвестиций в покупку подобных систем, можно легко добавить структурированности и порядка:

  • Создайте единое место хранения электронных документов. Пусть рабочие компьютеры сотрудников будут просто терминалами, а вся информация хранится на корпоративном сервере.
  • Внедрите процедуру понятного названия электронных файлов.
  • Разработайте систему маркировки папок для бумажных документов.

Для этого не нужно каких-то инвестиций или долгого срока внедрения. Для этого нужно просто политическое решение руководителя, его готовность к тому, чтобы раз и навсегда побороть хаос.

В дальнейших постах подробнее опишу, указанные три пункта и выложу наработки для примера.

Спасение рядового Времени

Самое забавное в том, что ничего из перечисленного выше не будет работать, если у вас не будет самодисциплины. Никакие программы, файлы и процедуры не помогут, если вы сами не готовы бороться за свою личную эффективность. Уверены в том, что эффективно используете время? Поставьте бесплатную программу Rescue Time и поработайте в своем обычном режиме. А через неделю зайдите в панель индикаторов и посмотрите на результаты. Уверен вы удивитесь также, как и я в свое время.

Не буду ничего о программе писать – просто установите ее и проверьте себя.
Может вашего рядового Время уже пора спасать?