Logo

Натянуть Odoo на глобус (управленческого учёта)

В каждом проекте замечаю, насколько несистемно, неидеально, да и просто некрасиво поставлен в бизнесах управленческий учет и отчетность. И если уж говорить про Odoo, то еще больше берет грусть, когда смотрю на его автоматизацию: все делается по принципу GIGO (garbage in — garbage out). Так как занимаюсь финансами и автоматизацией уже четверть века, вот решил написать статью-памятку про управленческий учет и автоматизацию.

Информация будет полезна как финансовым сотрудникам — они найдут для себя что-то новое, так и владельцам бизнеса — будут знать, что спрашивать со своих финансистов. В статье пройдусь от основ управленческого учета до его автоматизации. Но прежде, чем начать, предлагаю нырнуть глубже в историю. 

Управленческий учет: откуда ноги растут?

Управленческий учет не такой уж и старый — он появился через 300 лет после изобретения двойной записи. Финансовый учет, эти  балансы, дебеты и кредиты возникли во времена раннего Итальянского Ренессанса в помощь развивающимся европейским ремёслам и торговле. Как раз в то время, Лука Пачолли, в перерывах между игрой в шахматы с Леонардо да Винчи, и придумал свою двойную запись — основу современной бухгалтерии. 

А вот гаванью зарождения управленческого учета считаются две лидирующие отрасли позапрошлого века: текстиль и железные дороги. Текстильное производство потребляло множество разнообразного сырья, материалов и труда м выпускало сотни видов готовой продукции. Предпринимателям необходимо было отслеживать уровень расходов и эффективность продаж. Железные дороги на этапе стройки требовали больших капиталовложений, а после запуска приходилось отслеживать множество оплат от пассажиров и тысячи ставок на перевозку грузов от бизнес-заказчиков. Одного финансового учета для оценки эффективности бизнеса уже не хватало. 

Далее, промышленная революция толкнула развитие прочих отраслей: сталелитейка, ТПСы, табачное производство и т.д. Развивалась торговля в различных видах и формах. Каждая большая компания изобретала и адаптировала учетные правила и функции для того, чтобы осуществлять необходимый контроль и оценивать свою эффективность. Инноваторами в управлеческом учете были такие компании как DuPont, General Electric, General Motors. 

И если в первой половине 20 века управленческий учет развивался с производственным акцентом, чтобы отслеживать основную бизнес-формулу — как продать дороже, а произвести дешевле, то во второй половине прошлого столетия вовсю начал развиваться сектор услуг и информации. Аллокация (распределение) расходов на продукты, так как это было принято ранее уже не приводили к эффективным управленческим решениям. Появились новые методики производства, ведения и оценки бизнеса: TQM, Just In Time, Theory of Constrains, Balanced Score Cards, Activity Based Costing.    

Информационная революция принесла нам компьютеры, интернет, облачные сервисы и машин-лёрнинг. Расчет итогов, распределение тысяч записей о бизнес-событиях в автоматическом режиме, распознавание печатных документов системой казалось бы должно теперь привести к идеально работающей контрольно-аналитической системе управления, но… Несмотря на мощность современных компьютеров, блокчейн и полеты к марсу, между событиями бизнеса и принятием правильных решений по-прежнему находится белковый интерфейс — ленивый и неэффективный, который создает такие же неэффективные учетно-аналитические инструменты. 

Чтобы отстроить правильный управленческий учёт надо выбрать правильную систему автоматизации!  

Достаточно купить систему автоматизации и упручет с отчетностью заработает как часики. А если купить дорогую систему, то и упручет будет правильнЕе. 

На самом деле нет!  

Бо работает тот же принцип ГИГО: автоматизируя фигню получаешь автоматизированную фигню. Еще до непосредственной автоматизации, нет, даже так: еще до выбора системы, которая будет облегчать и ускорять ведение управленческого учета, необходимо этот учет иметь в голове. О чем я: если вы, как руководитель бизнеса не понимаете для чего вам нужен управленческий учет, то не надо писать в вакансиях требования для финансистов и бухгалтеров: выстраивание системы управленческого учета, бо ж не сможете оценить построена она уже или всё еще на этапе закладки первого кирпича 🙂 

Нет, я понимаю, что есть желание купить на рынке шеф-повара, который знает сам как сварить вам вкусное и полезное блюдо из цифр вашей деятельности, но готовы ли вы платить адекватную оплату? Вырос ли ваш бизнес уже до того уровня, чтобы захантить “мишленовского чифа”? 

Моей подруге, она финансовый консультант и подбирает финансовый персонал в бизнесы, часто прилетает запрос на финансистов. Когда она спрашивает у бизнесмена, а что конкретно он хочет от финансиста, как и о чем он с ним собирается коммуницировать, то в ответ слышит: ну мне бы хотелось, чтоб он пришел и сам знал, всё шо надо сделать. Тогда она и спрашивает:

А какую долю бизнеса вы готовы отдать кандидату за такое партнерство? 🙂      

Поэтому, Бизнесмены, прежде чем начать автоматизацию упручета, подумайте зачем вам управленческий учет, что вы от этого получите, как вы и бизнес станете эффективнее. Проговорите это вслух, чтобы слышалось ясно. Ведь как говорил Вильгельм Либкнехт:

Ясность языка — результат ясного мышления, а ясная мысль неизбежно обусловливает ясную форму.

А так ли нужен управленческий учет?

Пойдем от противного — а что будет если управленческий учет поставлен неправильно? Ниже история плохого управленческого учета плюс его неправильной автоматизации и к чему это приводит в современном мире.

Вот статья NEW YORK TIMES от 28 октября 1997. В ней рассказывается о том, как компания Oxford  Health  Plans потеряла 62% в капитализации из-за того, что несвоевременно выставляла счета своим клиентам, а доктора не понимали новую компьютерную систему и то как в ней работать. 

NY Times 1997

Управленческий учет он как трубопровод внутри вашего дома. Если сделан нормально, то вы ходите в туалет, принимаете ванну, моете посуду не замечая трубопровода. Но если он спроектирован неправильно, то где-то может тихонечко протекать, а в какой-то момент и вовсе может прорвать трубу. А расходы и усилия на устранение аварии будут больше, чем ваши в свое время неосуществленные инвестиции в проектирование и постановку управленческого учета.

Что дает бизнесу хорошо поставленный управленческий учет?  

Здесь все просто: управленческий учет дает вам управленческую отчетность 🙂

Управленческая отчетность — это таблицы, дашборды, сводки, глядя на которые вы получаете ответ на главный бизнес-вопрос: ЧТО ДЕЛАТЬ в сложившейся ситуации?  Хотя авторы книг по финансовому менеджменту часто это отделяют, но я считаю, что бюджетирование и план-факт анализ тоже часть системы управленческого учета. 

Ничего нового или сложного как нейрохирургия здесь нет: вы планируете что-то в бизнесе, оцениваете эту шкуру неубитого медведя (план, финмодель, бюджет — называйте как хотите), и, если шкура вам нравится — выхОдите на охоту (начинаете двигаться по намеченному плану). Далее, по мере продвижения по лесу бизнеса, вы сравниваете планы с фактами (а факты вам подгоняет построеная система управленческого учета). При необходимости корректируете свой маршрут или планы, а может и то и другое.  

Есть ли та выручка, которую мы планировали, такова ли структура себестоимости N-го продукта, в границах ли мы по фактическим колебаниям курсов валют, кто из сотрудников растёт по показателям, не превысили ли уровень налоговой нагрузки на проданный доллар, снизился ли срок инкасации дебиторской задолженности, какова рентабельность вложенного в бизнес — на эти вопросы отстроенная система управленческого учета должна отвечать по щелчку пальцев.

Так а с чего начинать строительство?

Здесь немножко расскажу про начало постановки, упручета на наших постсоветских широтах.

Редко в каком бизнесе у вас есть просто ТОВка и через нее ведется весь бизнес. Скорее всего у вас целая группа юридических бизнес юнитов, операции в которых намешаны между собой: эн-дэ-эсная ТОВка (на которую оформлены нещасные сотрудники с минимальной зарплатой), пяток ФОПов на второй группе (для интернет-магазина), немножечко на третей (ведь среди ваших клиентов есть и юрлица), Американская компания (бо очень уж и на Шопифае, и Амазоне хочется продавать ваши хенд-мейд деревянные свистульки), Британская фирма (бо интелектуальную собственность на дизайн свистулек хочется защищать не в Барышевском, а в Высоком Суде Лондона), Гонконгская контора (бо ваш хенд-мейд делает Китай, а Гонконг вы открывали, когда еще про КИКи не слышали), ну и конечно же у вас есть просто предприятие под названием  “КАССА”, в которое приходят наличные деньги и уходят, надолго не задерживаясь. 

И вот вся эта мешанина лигал-ентетис и кассы составляет вашу Группу Компаний под гордым брендом “Перья и Когти”.  Так вот, первое, что вы должны для себя принять, это то, что управленческий учет такой бизнес-вермишели будет вестись в единой базе как одно большое юрлицо. 

Да-да, вам придется 99% операций учитывать для каждого юрлица отдельно в их регламентной базе бухучета и также повторно учитывать их в единой базе этого “жирного единого субъекта”. Тут небольшая поправка: операции скорее всего будут сначала появлятся в единой базе, а уже постфактум отражаться в регламентных (белых) учетах каждого ФОПа, ТОВки и т.д.

Как вы понимаете, количество финансовых сотрудников у вас должно быть такое, которое сможет проглотить дублирование операций. Конечно, к какому-то времени вы доработаете свои информационно-учетные системы так, чтобы данные не надо было вводить два раза, а они ходили по запрограммированным протоколам между системами. Однако это никак не уменьшит ваши расходы на персонал, по одной простой причине: когда вы дорастете до того, чтобы сказать “да, я теперь могу выдать техзадание на трансфер данных между системами” ваш бизнес вырастет уже настолько, что высвободившееся у учетных сотрудников время просто снизит их рабочий график: они станут работать не по 11, а по 9 часов в день.  

И не верьте тем финансистам, которые скажут вам, что мол две базы вести не надо, нужно просто правильно настроить консолидацию и элиминацию внутригрупповых операций. Если у вас бизнес на ФОПах и ТОВках — не настроите. Единая база для всех операций с повторным введение данных в системы регламентного учета — ваш единственный путь. Только так вы будете понимать сколько на каких счетах и кассах у вас денег, откуда они пришли и куда ушли, какова реальная себестоимость проданных продуктов, сколько вы (и вам) должны денег, а также получать все формы управленческой отчетности, включая финальные отчеты верхнего уровня: Баланс, P&L и Cash Flow. 

И вот здесь небольшая врезочка специально для моей подруги-финансиста: Лена, ну не выйдет нормально в 1Ске через УУ в производственной компании вести учёт, если материалы для одного продукта заходят через разные источники (юрлица). Не вытягивает это 1С даже с включенной РАУЗ. Тупо невозможно потом концы с концами свести, бо на местах у тебя сидят не твои копии, а рядовые учетчики, которые просто не могут в голове удержать всю финансово-архитектурную конструкцию, построенную на управленческих регистрах 1С 🙂 

Многие ERP-системы (будь-то Майкрософт Бизнес Централ, Квикбукс Интерпрайз или Оду) для групп компаний придумали такой инструмент как multi-company. Якобы он позволяет не вводить информацию в две разные базы, а вести все в одной, получая отчетность и для отдельных субъектов и консолидированную по группе. Не ведитесь на это: малти-кампани перестанет у вас работать в тот момент, когда для производства свистелки вы основное сырье купите с ТОВ “Птичка певчая”, а за упаковку заплатите налом (бо ж так дешевле — китайцы тоже не любят выписывать фапьяо — налоговые накладные). С этого момента производственная себестоимость в режиме малти-кампани садит любую ERP на задницу. Себестоимость это не единая причина, почему малти-кампани не работает. Встроенная в ERP консолидация хорошо работает, когда у вас какая-то группа дочерних предприятий, которые полностью автономны — никто не платит “за себя и за того парня”, а при перетоках материальных ресурсов отлично настроено трансфертное ценообразование. 

Поэтому еще раз: если бизнес у вас цвета голубя (не белого голубя мира, а обычного дворового), то получить управленческий учет можно лишь дублируя все операции (как они есть на самом деле) в отдельной информационной системе — виртуальном жирном субъекте “Когти и Перья Групп”. 

Фундамент управленческого учета

Я уже когда-то писал здесь краткую статью на тему фундамента управленческого учета.  С того времени ничего особо не поменялось. Основой построения надежного управленческого учета является понятная структурированная разметка бизнес-данных. 

Иными словами, на этапе разработки управленческого учета вам необходимо построить несколько классификаторов (аналитических разрезов) по котором каждая операция будет отражена. Планируя, а после — учитывая бизнес-операции по трем измерениям, у вас будет достаточно информации для реагирования и корректировки действий.

Для большинства бизнесов таких аналитических измерений (классификаторов) достаточно трёх:

  • Аналитика 1 — классификатор доходов, расходов, движений денег.
  • Аналитика 2 — центры финансовой ответственности.
  • Аналитика 3 — проекты или направления деятельности.

Можно сказать, что для разметки операций есть еще четвертое измерение — бухгалтерский счет. Однако бухгалтерский счет (или как его называют в ERP-системах натуральный или финансовый счет) должен служить не столько для аналитики, сколько для позиционирования бизнес-событий в той или иной строке какого-то управленческого отчета. 

Аналитика 1 — Классификатор доходов, расходов и движений денег

Вы должны создать справочник, в который запишите все возможные доходы (притоки денег) и расходы (оттоки денег) по видам, объединяя их по смыслу. Это так называемая экономическая классификация доходов и расходов. 

Еще лет пять назад на проектах я подобных справочников создавал два: один для доходов и расходов, второй — для движений денежных средств. Но они пересекались на 90% между собой, разница была только в неденежных или не доходно-расходных статьях: амортизация, получение погашение займов, инвестиции и т.д. Потом решил, что поддерживать два справочника в актуальности ленивее, чем один и теперь у меня всегда один справочник, который “навешан” на операции по движению денег, производству и доходно-расходным операциям.

Достаточно сделать справочник двухуровневым, где есть группа однородных статей и сами статьи. Обязательно пишите пояснение, что включается в ту или иную статью и старайтесь избегать двузначностей. Это должна быть понятная ИНСТРУКЦИЯ как для ваших финансистов, которые разносят каждую транзакцию на ту или иную статью, так и для ТОП-менеджмента, который будет понимать, что отражено в той или иной статье расхода (оттока средств). Как сказал однажды один из собственников бизнеса:

Костя, ты этим классификатором навел мост понимания между нами — гуманитариями и вами — бухгалтерами 😉

Ниже пример того, как может выглядеть этот справочник (а по ссылке в старой статье можно скачать мой старый в одном из проектов).

Коды здесь отражены просто для лучшей структуризации. Они организованы по принципу, что 1 — это доходы, 2 — это расходы. 9 — это всегда “прочее”. Цифры следующих порядков организованы так, чтобы доходы и расходы между собой логически “матчились”. Шаг нумерации выбран в 5 единиц, чтобы можно было что-то всунуть внутрь или расшить какую-то статью на две или больше. По практике, в первый месяц после создания классификатора вы обнаружите порядка 10% статей, которые не были учтены и которые надо добавить или расшить. За год в классификаторе поменяется еще 2-3% статей, а далее он станет привычным и нерушим фундаментом для разметки данных. 

(Таблица двигается влево-вправо, чтобы все поместилось).

Группа

Код группы

Название группы

Код

Название статьи

Определение

Доходы

110

Доходы от продаж 

110100

Продажа продукции / доход

Доходы (поступления денежных средств) от продаж продукции, произведенной в Группе. В данную статью включаются операции по основным продуктам (брендам), которые производит Группа. Отражается доход (поступление) независимо от каналов и способа продаж (сайт, маркет-плейсы, агенты, внешние дистрибьюторы и т.д.). В случаях, когда, в соответствии с бухгалтерскими правилами, для конкретной Компании Группы операция признается как реализация покупных товаров, для целей управленческого учета такая операция считается продажей продукции и отражается в данной статье.

     

110105

Продажа IT продуктов / доход

Доходы (поступления денежных средств) от продаж программного обеспечения и приложений, независимо от канала продаж (корпоративный сайт, агентские продажи, платформы-агрегаторы, агенты и и т.д.). В данную статью включаются любые серийные продажи ИТ-продуктов в виде: первичных покупок, подписок, обновлений, расширений, дополнительных модулей, pro-версий, комиссии интернет-площадок и агентов от реализации приложений и т.д. В статью включаются операции по продаже вне зависимости от юридического оформления операции.

     

110110

Продажа товаров / доход

Доходы (поступления денежных средств) от продаж товаров, приобретенных у сторонних поставщиков.

     

110115

Продажа услуг и работ / доход

Доходы (поступления денежных средств) от продаж услуг и выполнения работ Компаниями Группы. В данную статью включаются любые сервисы и работы, выполненные в рамках основной деятельности: услуги по дизайну, разработке макетов, созданию роликов, индивидуальные заказы по разработке программного обеспечения, скульптура и т.д. В данной статье также отражаются доходы, когда их невозможно отразить сторнированием понесенных затрат (совместные маркетинговые акции, компенсируемые партнерами и подобные операции).

     

110120

Продажа запасов / доход

Доходы (поступления денежных средств) от продажи прочих запасов, включая брак, отходы, неликвидные и некондиционные запасы и т.д.

     

110125

Роялти / доход

Доходы (поступления денежных средств) в виде роялти.

     

110130

Диджитал реклама / доход

Доходы (поступления денежных средств) за предоставление места показа рекламы в десктопных и мобильных приложениях, играх, видеороликах, сайтах, любом ином аудио, видео, цифровом контенте, принадлежащем Группе. Включаются доходы от предоставления рекламного места в контенте Группы, баннеров, оплаты за переходы. В данную статью также включается оплатное предоставление информации для таргетинга, оплата предоставляемых статистики и аналитик, разрабтка персонализированных (брендированных) страниц, продакт и бренд плейсмент (независимо от формы подачи: видео, аудио, интерактив). 

     

110190

Прочая реализация / доход

Доходы (поступления денежных средств) от прочей реализации. 

 

180

Инвестиционно-финансовые доходы

180100

Капитальные активы / доход

Доходы (поступления денежных средств) от продажи основных средств, нематериальных активов и капитальных инвестиций.

     

180105

Ценные бумаги и инвестиции / доход

Доходы (поступления денежных средств) от ценных бумаг и инвестиций (в виде акций, долей, сертификатов участия и подобных финансовых инструментов).  В данную статью также включаются поступления (возврат ранее внесенного) капитала в любых формах.

     

180110

Дивиденды / доход

Доходы (поступления), начисленные (полученные) за участие в капитале или совместной деятельности.

     

180115

Проценты / доход

Доходы (поступления) от полагающихся (начисленных) процентов за предоставление финансирования и права пользования деньгами. Включаются доходы от депозитов, финансового лизинга, облигаций, проценты по остаткам на счетах и т.д.

     

180120

Заемные средства / доход

Поступление (или возврат ранее предоставленных заемщикам) заемных средств в виде кредитов, офердрафтов, займов, возвратной финансовой помощи, векселей, облигаций, капитальной суммы финансового лизинга и т.д. 

     

180125

Депозиты / доход

Поступление денежных средств в виде любых депозитных инструментов. Отражаются, как  возвраты ранее размещенных депозитов, так и привлечение депозитов от третьих лиц. В данную статью также включаются средства, полученные в доверительное управление.

или пример расходной части:

Расходы

210

Себестоимость продаж 

210100

Себестоимость продукции / расход

Себестоимость продаж продукции, произведенной Группой. В данную статью также включается стоимость тары, которая является невозвратной и которая не включена ранее в себестоимость готовой продукции (показана отдельной строкой в документах на реализацию. В данную статью также включается стоимость тары, включенной в стоимость реализации, даже если договор на поставку/реализацию предусматривает обязательство Компании выкупить впоследствии тару по оговоренной в договоре цене (независимо от того уплачены деньги Покупателем за тару или удержаны Покупателем (неоплачены) до момента ее возврата/исполнения опциона по возврату). В случаях, когда, в соответствии с бухгалтерскими правилами, для конкретной Компании Группы операция признается как реализация покупных товаров, для целей управленческого учета такая операция считается продажей продукции и ее себестоимость отражается в данной статье.

     

210105

Себестоимость IT продуктов / расход

Себестоимость продаж программного обеспечения и приложений, в случаях, когда такая себестоимость предварительно рассчитана, учтена и может быть идентифицирована в каждой конкретной операции продажи.

     

210110

Себестоимость товаров / расход

Себестоимость продажи товаров, предварительно приобретенных у сторонних поставщиков. В данную статью также включается стоимость тары, которая является невозвратной.

     

210115

Себестоимость услуг и работ / расход

Себестоимость продажи услуг и работ, выполненных Компаниями Группы, если такая себестоимость предварительно рассчитана, учтена и может быть идентифицирована в каждой конкретной операции продажи.

     

210120

Себестоимость запасов / расход

Себестоимость продаж прочих запасов, включая брак, отходы, неликвидные и некондиционные запасы и т.д.

     

210190

Себестоимость прочей реализации / расход

Себестоимость прочей реализации.

 

215

Материальные расходы

215100

Основное сырье и материалы / расход

Стоимость (оплата) основного сырья и материалов, используемых для производства продукции (ПВА, пластилин, красители, пластик, магниты, прочее основное сырье и компоненты). Основное правило для отнесение расхода материальных ценностей к данной статье: ценность составляет значительную долю в общей массе материальных расходов для производства конкретного продукта или же без наличия данного сырья (материала) невозможно произвести конкретный продукт. 

     

215105

Тара и вспомогательные материалы / расход

Стоимость (оплата) тары и дополнительных материалов для производства. В частности: упаковочная лента, пленка, красящие вещества для маркировки, этикетки, коробки, увязки, упаковочная стружка, профилированный картон, полиэтилен и т.д. В данную группу также включаются маркетинговые материалы, которые можно прямо идентифицировать с конкретной партией продукции на этапе производства, в частности: сопровождающие и неотделимые от продукции буклеты, стикеры, брелоки, ленточки, флешки, диски и т.д. 

     

215110

Технологические потери и брак / расход

Включается стоимость (оплата) бракованных материальных ценностей, в случаях, когда Компания приняла расходы по браку на свой счет. В данную статью включается стоимость идентифицированных расходов на брак независимо от момента его возникновения (на этапе приёмки активов, использования, производства, отгрузки, послепродажного гарантийного обслуживания, удовлетворения рекламаций и т.д.). Также отражается стоимость технологических безвозвратных потерь, которые возможно идентифицировать и отделить в учете хозяйственных операций. В данную статью не включается стоимость потерь и порчи, выявленная в процессе инвентаризаций, контрольных проверок, страховых и форс-мажорных случаев, потерь необоротных активов, которые должны быть отнесены к соответствующей статье группы «прочие расходы».

     

215115

ГСМ / расход

Включается стоимость (оплата) бензинов, дизельного топлива, смазочных материалов и прочих технических жидкостей для обслуживания транспорта и оборудования. Не включается стоимость ГСМ, приобретенных во время командировок, которые должна отражатся в соответствующей статье. В данную статью также не включаются жидкости для обслуживания и ремонта офисной и компьютерной техники.

     

215120

Вода, энергия и прочие ресурсы / расход

Включается стоимость (оплата) воды, электроэнергии и прочих видов ресурсов, которые используются для производственных и технологических целей. 

     

215190

Прочие материальные расходы / расход

Стоимость (оплата) прочих материальных расходов, которые невозможно прямо отнести к другим статьям.

 

220

Расходы на персонал

220100

Зарплата / расход

Расходы на выплату основной заработной платы в виде окладов, оплат и по часовым или сдельным расценкам/тарифным ставкам. В данную статью включаются выплаты вне зависимости от юридического оформления трудовых отношений: штатные сотрудники, договора гражданско-правового характера, оплаты на ФЛП.

     

220105

Премии и бонусы / расход

Расходы на выплату переменной части зарплаты: любые виды премий и бонусов, которые зависят от конкретных показателей, в соответствии с утвержденной схемой оплаты. В данную группу также включаются разовые премии и материальное стимулирование, не имеющие постоянного характера.

     

220110

Социальные выплаты / расход

Любые компенсации, имеющие социальный характер, как обязательные так и добровольные (больничные, помощь при рождении ребенка, материальная помощь и т.д.). В данную статью также включаются расходы на страхование и негосударственное пенсионное обеспечение.

     

220115

Налоги и платежи / расход

Расходы на оплату налогов и сборов, связанные с выплатой дохода физическим лицам. Не включаются налоги, выплачиваемые физическим лицам не являющимся, по своей сути, сотрудниками Компании (нотариусы, продавцы имущества, комитенты и т.д.). В данную группу также не включаются налоги и сборы при выплате дивидендов.

     

220120

Подотчетные суммы и командировки / расход

Выплата подотчетных сумм и расходы на командировки в виде стоимости проживания, питания, перемещения, суточных расходов. В данную статью также включается ГСМ, потраченные в процессе командировки, поскольку они, по своей сути, являются стоимостью перемещения сотрудников. В данную статью не включается стоимость ремонта и обслуживания транспорта в процессе командировки, а также стоимость материальных ценностей и услуг, которые будут потребляется Компанией вне срока действия такой командировки или за ее пределами. В данную статью также не включается отделимая стоимость услуг обучения, семинаров, участий в выставках и симпозиумах, расходы по которым должны быть отнесены к другим статьям.

     

220125

Обучение / расход

Расходы на оплату семинаров, курсов, тренингов профессионально-технического обучения физических лиц.

     

220130

Поиск персонала / расход

Любые расходы, связанные с поиском персонала, включая оплату услуг рекрутинговых и кадровых агенств, специализированных изданий и сайтов, ярмарок вакансий, организацию презентаций для ВУЗов и специальных учебных заведений.

     

220135

Обеспечение жильем / расход

Любые расходы (оплаты), связанные с обеспечением временного или постоянного места жительства персонала, включая оплату услуг риелторов. В данную статью также включаются комунальные услуги, связанные с жильем, как прямо оплачиваемые Компанией, так и в виде компенсации расходов сотрудника.

     

220140

Фриланс и аутстафинг / расход

Расходы на выплаты фрилансерам. В данную статью включаются расходы за индивидуальную работу физического лица по заданию Компании, которую обычно может выполнять штатный Сотрудник, в случаях, когда таких сотрудников либо нет в штате, либо они заняты в других проектах (например, программисты, дизайнеры, переводчики, архивариусы, филологи, корректоры и т.д.). Если по документам или пояснениям руководителей проектов, конкретные услуги или работы невозможно однозначно идентифицировать как индивидуальную работу (услугу) одного физического лица, то такие затраты следует отнести к иным статьям. Если по экономической сути расходов, конкретная выплата больше относится к другим статьям (например, аудитор, осуществляющий свои работы индивидуально), то такую затрату следует отнести к таким другим статьям. В данную статью также  включаются расходы на оплату аутстаффинговым компаниям (когда в силу налоговых или иных причин, Компания принимает решение задействовать свой персонал по схеме аутстафинга).   

     

220145

Перемещения персонала / расход

Включаются расходы на перемещение персонала любыми видами транспорта (железнодорожный, морской, автомобильный и авиатранспорт). В эту статью также включаются расходы на такси, компенсации использования личного транспорта, найм сторонних перевозчиков и подобные расходы. В данной статье также отражаются расходы на перевозки людей, которые хоть и не являются фактическим Персоналом Компании, но по характеру выполняемых работ могут быть временно отнесены к таковым: наладчики оборудования, ремонтные и строительные бригады, сотрудники-представители Партнеров и т.д.  В данной статье не отражаются расходы на перемещение в командировках, когда такие командировки специально оформлены и подотчетные (командированные) лица отчитываются по понесенным расходам отдельно.

Это просто фрагмент справочника, который вы создаете для своего бизнеса. 

Понятно, что для агрофирмы по выращиванию пшеницы и агенства по предоставлениию маркетинговых услуг набор доходов и затрат будет разным. Но единожды создав справочник, вы просто будете в нем корректировать 20-30% статей под разные типы бизнеса. 

Когда ваши бухгалтера или казначейство разносит доходы, затраты или движение денег, они выбирают ту или иную статью из справочника. Теперь, не привязываясь к какой-либо системе автоматизации, у вас есть таблица данных, где кроме стандартных значений (дата, контрагент, сумма, валюта, продукт, склад, бухгалтерский счет) есть еще и Аналитика 1 — экономическая классификация доходов, расходов, ДДС. А значит вы можете в любой момент ответить на вопрос, например: а сколько зарплаты в виде бонусов у нас было в июле и получить данные, где по статье 220110 “Премии и бонусы” отражено 100 000 на 23й бухгалтерский счет, 250 000 на 93, а 180 000 на 92. Или, например, вы захотите посмотреть динамику расходов на канцтовары по месяцам, или структуру доходов по видам, или потоки денег с акционерами. 

Явно видно, что не хватает еще деления на точки возникновения доходов и затрат — так называемые центры финансовой ответственности.

Аналитика 2 — Центры финансовой ответственности  

Это может быть как ваша органиграмма так и совершенно иная структура центров. Как  правило, структура центров финансовой ответственности часто будет отражать вашу организационную структуру. 

Здесь особо нечего писать — у вас будет что-то типа департамента продаж с командами, отдел маркетинга, возможно отдел R&D и QС, департамент производства с внутренними площадками, складское хозяйство, подразделения транспорта и логистики, возможно отдельные закупки, финансово-юридический отдел, администрация. 

В каждой компании своя оргструктура и тут особо ничего не посоветуешь — бизнес сам знает как ему лучше организоваться. Но единственная цель накапливать и получать данные еще и в этом разрезе: планирование и оценивание достижения этих планов. За каждой цифрой стоит тот или иной ответственный — поэтому структура и называется центрами финансовой ответственности (ЦФО).

Чаще всего ЦФО это многоуровневый справочник подразделений и отделов компании, но я в своей практике встречал, где нижним звеном в ЦФО являлся вообще сотрудник. Правда не каждого отдела, а только в отделе продаж и производства, а сервисные отделы были как обычно — нижним элементом являлся сам отдел. 

Если у вас многоуровневая структура ЦФО — имеются папочки верхних уровней и нижние элементы (например, Департамент продаж, в котором Команда Продаж 1 и Команда Продаж 2), то ставьте в каждой материнской папке элемент справочника, который будет относиться к этому верхнему уровню (в нашем примере в папке Департамент продаж должен появится элемент “Департамент продаж / общее”), так как у вас всегда могут возникнуть расходы и доходы, которые невозможно прямо отнести к какому-то конкретному подчиненному элементу. По аналогии с этим в корне (на самом верху структуры) создайте элемент “Компания в целом”, чтобы относить на него те доходы и расходы (потоки денег) которые невозможно прямо отнести к какому-то конкретному департаменту. 

Аналитика 3 — Проекты (направления деятельности)

Это многоуровневый классификатор направлений вашей деятельности. Например, у вас два бренда “Перья” и “Когти”и под каждым брендом продаются те или иные продукты. Кажется трекнуть (отследить) доходы можно просто: добавь в каждый продукт категорию “перья” или “когти” и сформируй ПнЛ или отчет по валовой прибыли в разрезе этих категорий. Да, но как быть с расходами? Например, когда вы пустили рекламу на телике под конкретный бренд “Перья”. 

Суть Аналитики 3 в том, чтобы получить ПнЛ с максимальной разбивкой по вашим направлениям деятельности. Представьте себе ПнЛ, где строчками идут классические доходы, себестоимость, валовая прибыль, потом операционные расходы и чистая прибыль, а колонками как раз ваши направления: “Перья”, “Когти” и “Общее”. Вот этот проект “Общее” ваши финансисты выбирают, когда операцию невозможно выделить под какое-то отдельное направление. И по каждой из колонок есть какие-то данные. 

А теперь еще немножко поконструируем: строчками в ПнЛ будут у вас идти не классические названия, а статьи из классификатора Аналитика 1. Напомню, что для позиционирования в ПнЛе статей доходов и расходов (что выше валовой прибыли, что ниже, что в операционных расходах, а что в прочих доходах и расходах) вы выберете (и настроите в программе) тот или иной бухгалтерский счет. И вот уже у вас ПнЛ, который заточен конкретно под ваш бизнес. 

Я привел простой пример: есть два бренда и все. Но на самом деле, бренд “Перья” продается в розницу и там есть продукты, которые вы сегментируете как, например,  “Легкие перья”, “Перья для народа” и “Элитный пух”. Заметьте, что я сейчас говорю не саму продукцию, а про ее объеденение в какие-то группировки, которые бизнес планирует, оценивает и управляет. Сами продукты могут быть внутри конкретной категории в разных видах и типах: “Перья для народа в упаковке 10 грамм”, “Перья для народа серые, в банках”, “Черное перо урожая 2021 года”. А вот продукция бренда “Когти” продается оптом на экспорт и отгружается машинами. Внутри бренда “Когти” вы создадите подпапки “Когти 2020 года”, “Когти 2021 года”, а внутри элементы справочника “Когти  / 2020 / лот 143”, “Когти / 2021 / лот 10” и т.д. И все растаможки и транспортные расходы по каждой партии вы сможете относить на 93й счет по статье Аналитики 1 “Таможенная очистка”, по ЦФО “Департамент логистики” и по аналитике 3 — например — “Когти / 2021 / лот 15”. Таким образом вы сможете понять как доходы от продажи лота 15 таки и его себестоимость, а также все прямые расходы, которые возникли в связи с его продажей/отгрузкой.

Аналитикой 3 в разных бизнесах у вас могут выступать разные сущности, в зависимости от того, как именно вы планируете и оцениваете эффективность бизнеса (то есть как вы будете в итоге планировать доходы и расходы): 

  • полутуши, живой вес, колбасные изделия;
  • пшеница озимая, пшеница ярая, кукуруза, люпин;
  • дуб, ясень, бук, сосна;
  • b2b, b2c сегменты;
  • налоговая практика, семейный офис, криминальная практика;
  • цветочный мед, гречаный, акация;
  • магазин 1, магазин 2, точка на Лукьяновке;
  • Котеджный поселок в Капитановке, дом на Львовской площади, БЦ Премьер.

Также следует сказать, что кроме финальной цели (отражение доходов и расходов по конкретному направлению деятельности/группе продуктов) данный аналитический разрез служит еще и накоплением данных для этапа производства и распределения косвенных производственных расходов на однородные виды продуктов. В Аналитике 3 стоит завести группу для собственно продажных элементов (то что описывалось выше) и группу для производства.  

Например, вы производите те же Перья. На протяжении месяца по ордерам на производство и нарядам относите на 23-й счет производства расходы на основные материалы, сдельную оплату труда и т.д. А вот электричество у считает один счётчик на цех. Да и упаковочную пленку вы конечно же не отслеживаете по нормативам сколько там пошло на ручную обвязку каждой коробки, а просто в конце месяца принимаете то, что мастер цеха вам написал: за август использовано 3 рулона стретч-плёнки. Вот электричество и пленка это пример косвенных производственных расходов. Их невозможно сразу отнести на производство изделий, а нужно размазывать (аллоцировать) по концу месяца на себестоимость произведенной продукции.

Создав элемент Аналитики 3 “Производство перьев / общее” и накопив на нем за месяц косвенные расходы вы потом сможете сказать вашей системе автоматизации откуда взять расходы и пропорционально какому базису отнести на производственную себестоимость (разделить между выпущенными продуктами). Поскольку расходы у вас будут размечены на этапе отнесения по всем трем аналитикам, то вы даже сможете выбрать разные базы: так, например, расходы по статье Электричество вы разнесёте на себестоимость пропорционально весу использованного сырья, а расходы на упаковочную ленту пропорционально штукам выпущенных коробок с перьями. 

Таким образом у вас по бухгалтерским счетам движения денег, производства, доходов и расходов операции всегда будут разнесены на три аналитических измерения, что позволит вам получать множество структурированных данных для планирования и анализа. 

Когда у вас есть размеченные (структурированные) данные, то вы уже можете их представлять хоть в сводных таблицах ексел или гугл-шитс, хоть в дашбордах гугл дата студио или павер биай, хоть загнать в олап-кубы и крутить этот кубик Рубика там. Отразить данные на витрине уже не проблема, вопрос как их учитывать  — не в пустографках ведь расписывать все аналитики. Поэтому перейду собственно к теме статьи.

Автоматизация, или как натянуть сову на глобус 

Для автоматизации управленческого учета в том формате, который описан выше — разнесение каждой операции на три аналитических среза, можно, да и все финансисты уже привыкли, использовать 1Ску. 

С версии 7.7 для аналитики в 1Ске было такое понятие как “субконто”. Субконто это отдельные таблицы (справочники), которые привязаны к бухгалтерским счетам. Для описанных выше аналитик в 1Ске есть субконто:

  • Аналитика 1 указывается в субконто Виды доходов, Виды затрат, Движение денежных средств;
  • Аналитика 2 — субконто Подразделения организаций;
  • Аналитика 3 — виды деятельности в 7й версии 1С и номенклатурные группы в восьмёрке.

В принципе можно поставить для управленческого учета своей группы какую-нибуть 1С УТП, заполнить субконто и начать вести упручет. Правда вам придется сделать несколько небольших доработочек: 

  • на счетах неоперационных доходов и расходов по умолчанию в 1С стоят разные субконто. Это сделано для того, чтобы  ̶о̶т̶у̶п̶л̶я̶т̶ь̶ ̶б̶у̶х̶г̶а̶л̶т̶е̶р̶о̶в̶ нажатием одной кнопки получать регламентную отчетность. Надо в конфигураторе на все доходно-расходные счета натянуть ваш справочник Аналитики 1. Кроме того не на каждом из доходно-расходных счетов висит субконто “Подразделения”, “Номенклатурные группы” — надо довесить.   
  • также стоит создать отчет “База проводок”. Надо чтобы система выгружала все проводки в таблицу с указанием в колонках “Аналитика 1, Аналитика 2, Аналитика 3” конкретные субконто. Это нужно так как в 1С субконто находятся на разных уровнях — например для 92-го счета субконто 1 может быть Справочник расходов, а суконто 2 — Подразделения, а в 93-м счете наоборот. Переставить просто субконто в один уровень по всем счетам не выйдет — придется переделывать очень много внутренних процедур, лучше просто вывести отдельный отчет. 

Вот кстати по этому отчету «База проводок» не всё сводится к колонкам аналитик. Вам стоит разделить каждую проводку на две строчки и выводить дебет или кредит в одной колонке, а счет в другой. Кроме того еще и вывести колонками: Контрагента, Склад, Продукт для каждой строчки (проводки).  А поскольку часть проводок тупо не содержат этих полей, то программисту придется залезть в шапку документа, которым сформированы данные проводки и вставить в колонку отчета информацию из шапки.

Например, есть накладная на реализацию. Продали “перья для народа 1 кг по цене 10 грн”. Документ сформирует 2 проводки: 

  • Дт 36 Кт 701, где в проводке будет контрагент, но не будет склада и номенклатуры;
  • Дт 901 Кт 26, где не будет контрагента, но будет склад и номенклатура. 

Надо допрограммировать такое поле как строчка табличной части документа (оно будет записываться в каждую проводку документа) и далее отчет уже сможет вытянуть из документа для проводки те колонки, которые в саму проводку не пишуться программой.

Вот пример шапки отчета, выгруженного из 1С в ексел (кликните, чтобы открылось отдельно): 

Accounting entries report

Как вы понимаете, получая такую базу данных, вы можете крутить её в сводных таблицах или системах BI как душа пожелает — в любых разрезах. И знаете, вот всё в 1Ске хорошо, кроме того, что она уродливая и ей не хотят пользоваться нефинансисты 🙂  

Поэтому еще с 2017 года я присматриваюсь к другим ERP-системам, которые смогут и финансовые вопросы (построение управленческого учета), и другие задачи бизнеса решать: продажи, склад, производство, закупки, управление качеством, хелп-деск, интернет-магазин, коммуникация, электронный архив документов. 

Смотрел недавно на Майкрософт Дайнемикс Бизнес Централ (бывшая Navision). Система безусловно хороша — шутка ли — с 1984 года изобретена. Майкрософт её с 2019 года переделал на веб-интерфейс. Красиво, удобно. И задачи управленческого учета в принципе решает: каждую операцию можно разнести на кучу аналитических разрезов. Два аналитических разреза привязаны к бухгалтерским счетам, а еще штук шесть существуют отдельно. 

Мало того, внутри есть встроенный механизм распределения аналитик. И таких уровней распределения там 99! То есть сначала вы доходы или расходы относите на одну аналитику, потом программа вам по установленным правилам распределяет на другие аналитики, потом на третьи, потом на четвертые и так до 99-го раза, на котором программа уже разделит данные на конечные продукты. 

Я себе сложно представляю бизнес, где у финансового архитектора в голове родилась необходимость распределять какие-то данные последовательно более пяти раз — он наверное и лист А4 пополам может свернуть больше 7 раз. Тем не менее такая возможность в Бизнес Централе есть и работает неплохо. 

Да в принципе всё в Навижн хорошо, кроме цены. 70 евро за 1 пользователя в месяц, а час разработки и консультаций стоит от 40 до 80. Помножьте на количество людей, которые будут работать с системой, и умножьте на два, а то и три — так как доработки это не что-то разовое при имплементации, а если уж вы внедряете у себя ERP, то в длинную подсядите на иглу доработок.  

Так как Навижн это продукт Майкрософт то PowerBI там работает бесшовно — вот прям в системе вы видите графики и дашборды. Также и с екселом кликнув по какому-то журналу или таблице вы его открываете в екселе и можете прям там удобно менять данные, а далее нажав кнопку вывалится обратно в Бизнес Централ и продолжать работать в ERP. Правда хитрые практики эту возможность в системе отключают сразу, так как при таком механизме невозможно оставить аудиторский след — то есть невозможно увидеть кто там чё в данных поменял и взять виновника за бубенцы. 

Кроме бесшовных екселов и BI в есть еще куча всяких интересных штук типа Power Automate и прочих продуктов экосистемы Power Platform. Но, как говорится, деньги решают всё, а за продукты Майкрософт в наших широтах малый бизнес платить не готов. 

Ну а если не 1С и не Майкрософт, то какие альтернативы? 
Их есть у меня! 

Odoo — как единая система управления бизнесом

Система Odoo недавно вышла уже в пятнадцатой версии. Подумать только, знакомился вроде только вчера с десяткой, а тут уже 15 на дворе — эх, идут года. Ещё лет пять назад Odoo казалась мне тем, что глобально не взлетит. Однако после того, как они подняли раунд на 90 миллионов долларов пару лет назад, а этим летом взяли еще 200 млн от инвестфонда Summit Partners я понял, что все серйозно 🙂
Вангую, что через два-три года она станет в мире у всех на слуху и нормально откусит рынка автоматизации от старых игроков типа Майкрософт, SAP, Oracle. 

Нет, конечно же огромные бизнесы вряд ли когда-то слезут с иглы известных и проверенных ERP типа Аксапты, Навижн, САП, Оракл. Однако рынок малых и средних предприятий Odoo точно откусит. Почему? Она удобна, веб ориентирова и дружелюбна. А кроме того бесплатна (если говорить про версию Community Edition). Та даже если говорить про платную Enterprise Edition — цена владения и рядом не стояла по сравнению с взрослыми дорогими системами. Кроме того это система с открытым кодом, написана на Python, а значит стоимость доработок будет значительно ниже, чем для той же Аксапты.      

И чтоб ещё немножко мёда про Odoo вам налить расскажу про очень крутые фишки. 

В ней внутри есть ексел. Ну не совсем ексел, а внутренний табличный процессор, который позволяет работать с данными как в екселе прямо внутри системы никуда не выходя. Все сложные формулы работают, как и условное форматирование — обычный ексел только внутри вашей ERP системы. При этом таблица сохраняется, вы к ней можете вернуться потом, а данные будут уже обновлены, так как за период вашего отсутствия в бизнесе были какие-то операции, которые повлияли на таблицу. 

Вот как это выглядит:

Odoo spreadsheet

 

Далее, внутри есть свой zoom. Вам уже не надо с сотрудниками на удаленке создавать чат в телеге и скидывать туда зумовскую ссылку. Всё это вы делаете непосредственно в Оду: и назначаете встречи во встроенном календаре, и чат внутри есть с каналами как в системе Slack, и видеомитинги как в Zoom. Кроме того еще и совместная работа с документами, как в гугл-документах.

В этом году в списке банков, с которыми можно осуществлять автоматическую синхронизацию (к тем десяткам тысяч банков со всего мира, которые уже были в Оду) появились украинские банки:

Сразу скажу: ни один из банков не проверял как работает, но то что появились уже неплохо. В любом случае любой программист-одушник легко вам напишет синхронизацию с любым банком. Кроме того, надо пошариться в магазине приложений Оду — может что-то уже и написано кем-то из фирм-внедренцев:

Или вот на Odoo-маркете есть уже существующие местные интеграции, например с Новой Почтой:

Ну и наверное самое главное, осенью в главном офисе Odoo S.A. приняли решение делать локализацию для РФ и Украины, а это еще один шаг в направлении популяризации Odoo на постсоветских широтах и оттеснении 1Ски как “системы управления бизнесом”. 

 Да, сейчас вы не сможете использовать Odoo для полноценного ведения регламентного бухгалтерского учета (с первым событием по НДС и всеми нашими зарплатными налогами). Хотя некоторые фирмы-внедренцы в Украине говорят, что у них это есть, но я пока работающее не увижу и сам на пальцах не попробую считаю, что его нет 🙂 

Ну да наша цель и не регламентный учет. Пусть регламентный учет вашей Группы ведется в тех системах, которые удобны вашим налоговым бухгалтерам: QuickBooks в США, Xero в Британии, 1С в Украине. А управленческий учет вашей группы можно вести в Odoo, да еще и с прицелом на дальнейшее постепенное натягивание Odoo на ваши операционные процессы, как единой ERP системы. 

Аналитический учет в Odoo

В Оду аналитический учет ведется отдельно от финансового. То есть операции, отраженные на финансовых (бухгалтерских) счетах могут быть отражены (или нет) на аналитических счетах, и наоборот операции на аналитических счетах могут быть проведены и не затрагивать бухгалтерские счета.

Если в 1С аналитические счета (субконто) привязаны к бухгалтерским счетам, то в Оду это не связанные между собой сущности. Вернее как, они связаны в документе, но таблицы данных вы можете получать как по бухгалтерским счетам, так и по аналитическим счетам отдельно. 

Вообще в аналитическом учете в Odoo из коробки есть сразу две сущности:

  • аналитический счет  — справочник, в котором вы можете создавать любую иерархическую структуру данных, которую потом использовать в операциях для накопления данных;
  • аналитический тег — сущность, которой нет аналогов в 1С. 

Odoo analytic

Расскажу чуть подробнее про аналитические теги. 

Допустим у вас есть уже настроенная структура аналитических разрезов, о которой я писал выше. Но у вас есть какой-то проект или событие, по которому вы хотите собрать финансовую информацию. Однако это что-то разовое, под которое не хочется врезать статьи в стройную структуру классификаторов-аналитик. Ну что это может быть, ну например собрать все расходы и платежи по встрече акционеров, которая пройдет в декабре. Вы просто создаете аналитический тег “Встреча акционеров” и навешиваете этот тег на все операции, которые относятся к этому событию. 

В аналитических тегах придумано еще одно свойство: распределение на аналитические счета. Например, вы считаете, что аренда офиса должна у вас относиться на ваши ЦФО (продажи, финансы, администрация) в определенных пропорциях. В этом случае вы создаете аналитический тег “Распределение аренды офиса”, в котором указываете в каких долях должна отразится сумма на аналитических счетах по строчке документа, на который вы навесили этот тег:

Распределение аренды в Odoo

И все бы было неплохо на этой аналитической кухне, если бы не одно жирное НО! 

В строчку операции невозможно выбрать более одного аналитического счета.

Тегов можно выбрать сколько хочешь, а аналитический счет только один. То есть, терминами 1С, вы можете выбрать только одно субконто. WTF? Спрашивал у главной конторы Odoo S.A. — когда мол сделаете аналитический учет такой, чтобы можно было нормально пользоваться — сказали “не на часі”. Почему так — не знаю. Когда-то давно мне в офисе 1С ответили на подобный вопрос: Франчам тоже харчеваться надо! Что означает, что главная контора чуть не доделывает, чтобы легион 1Сных франчайзи могли за деньги это клиентам доделать 😉 

Штош. В этом случае можно пойти двумя путями:

1. Запрограммировать еще два вида аналитики (скажем родной аналитический счет будет использоваться для классификатора доходов, затрат и ддс — Аналитика 1), а еще два для Центров Финансовой Ответственности и Проектов (видов деятельности).  

2. Без программистов создать структуру аналитик 1-3 в аналитических счетах. Создать структуру аналитик 1-3 в аналитических тегах. Указать каждому аналитическому тегу распределение в 100% на родственный ему аналитический счет. А поскольку указание любого количества аналитических тегов в строке операции не ограничено, то вы можете указать тег из каждого разреза аналитики и система отнесет сумму на каждый из привязанных аналитических счетов.

Вот как это выглядит в самом документе (картинки кликабельны):

Как видите колонка  «Аналитический счет» остается пустой, а в колонке «Теги аналитики» выбрано три статьи каждого вида: классификатор доходов, цфо, направление деятельности.

Хитрый чичтатель-финансист наверное также увидел на картинке название “Счет” и воскликнул “Счета ведь не делают проводки, только накладные!”. Вы правы, это просто корявый перевод Odoo с английского. Дело в том, что Invoice не надо переводить как Счёт, по своей сути это накладная или акт — документ, который создает бухгалтерские транзакции и отражает доходы и расходы. Вот кстати написал следующую статейку на эту тему 😉 

В пункте 2 выше вас могли запутать слова “без программистов”. Может показаться, что чуть поднатужиться и можно натянуть С̶о̶в̶у̶  Odoo на глобус управленческого учета. На самом деле нет. Как минимум вы столкнетесь с тем, что вам надо сделать так, чтобы у вас в определенных операциях (читай конкретных бухгалтерских счетах) при выборе всегда вываливались поочередно три перечня аналитических разрезов и выбор был обязателен, чтобы с пропуском аналитики система не давала проводить документ в учете. Этого без программистов вы не сделаете даже если прошерстите всю ветку гитхаба по аналитическому учету Ассоциации Оду https://github.com/OCA/account-analytic

Но даже если вы будете аккуратно всё вводить и вам не нужны ограничение от системы — допустим ваши бухгалтера чертыхаясь но правильно будут вытягивать из мешка  аналитеских тегов поочередно аналитики 1, 2, 3, — вам ведь это надо как-то в одну таблицу-отчет собрать, чтобы нужные данные на дашбордах поразвешивать. 

То есть так или иначе вам нужно из Odoo получить тот же отчет База проводок, который я описывал выше в разделе про 1Ску. И вроде бы вся информация для этого есть и она размечена в системе, вот пример проводки в системе на статью «Продажа продукции» из накладной, которая указана выше:

Но как это вывести в одну таблицу?

Без программистов которые разбираются в Odoo вы этого не сделаете.

А значит надо поскрести по сусекам и приготовить денег для оплаты компаниям разработчикам. А так, чтобы вы мне в личку не писали “Константин, посоветуйте кого-то, кто может нам помочь” держите список того, кто может с этим заданием справиться:

  • Владимир Карабанов из Kitworks
  • Василий Тимкович из Simbioz
  • Максим Шарафутдинов из CRND 

Да, кстати по бухучету Odoo в Украине наверное лучший специалист — Антон Пискун с фирмы Симбиоз. Если удастся его разбудить то много расскажет и покажет в Оду 🙂

А найти всех можно в Одушном чате в телеге https://t.me/OdooChatUA. А если хотите русскоязычное Оду-комьюнити не только по Украине, то можете запрыгнуть на эту телегу: https://t.me/odoo_talks Хотя #ящитаю, что привлекать надо украинских разработчиков, так как во-первых, наше комьюнити одно из самых сильных в Восточной Европе, а во вторых — гроші мають лишатись в Україні. 

У вас в итоге должен быть инструмент, который позволит получать подобную сводную таблицу:

В 1Ске для этого существует универсальный отчет (хотя он кривоватый), в Майкрософт Business Central есть так называемый Analysis View, в который можно настроить данные в любых аналитических разрезах:

А вот в Одушке подобного отчета нет, поэтому надо заказать у программистов такую себе Аналитическую Матрицу, которая позволит вам вынимать данные из системы в любых разрезах. 

Наконец про рюшечки 

Конечно ничто не сравнится со специально заточенными под бизнес-анализ BI системами типа Tableu, Google Data Studio и MS PowerBI. Тем не менее на маркете Оду можно найти доработки типа Dashboard Ninja, которые тоже умеют отрисовывать графики и диаграммы при этом вам не надо никуда вылезать за пределы ERP Odoo:

И концовочка

Реально, то что задумывалось просто как пару предложений, для того чтобы оправдать смешную фразу «Натянуть Оду на глобус» вылилось в несколько страниц текста 🙂 

Конечно управленческий учёт это не только классификация данных и несколько разрезов аналитики. Это еще и правила того, как вы будете признавать доходы и расходы, как вы будете распределять общее между частностями, что вы признаете необоротными, а что оборотными активами, как пересчитываете курсовые разницы, какие коэффициенты (читай KPI) отслеживаете для своего бизнеса и людей, которые его для вас делают. Но я уже устал писать, поэтому спокойной ночи, а