Logo
Блог

Блог

Фундамент управленческого учета

О чем это?

Эта краткая заметка о построении управленческого учета. О самых началах. О строительстве фундамента системы. Это о классификации расходов, доходов и движения денежных средств. Кратко опишу то, как это делаю я и предоставлю пример классификатора.  

Для кого полезно?

Это будет полезно тем, кто затеял строительство или реконструкцию управленческого учета на предприятии. Это полезно любому архитектору системы учета: финансовый директор, главный бухгалтер, экономист, а может даже и владелец бизнеса. Независимо от того, есть ли у вас классификатор или вы только на этапе его разработки, имеете вы опыт построения финансовой системы или только начинаете свою карьеру финансиста, взглянуть на чужой подход к решению задачи — всегда полезно.

Почему важно?

Для того, чтобы предприятие было успешным в долгосрочном периоде оно должно иметь правильную стратегию. Исследования показали, что 90% хороших стратегий не работают из-за плохого исполнения. А это, как ни крути, вызвано неправильным, недостаточным, несвоевременным управлением. Управленческий учет так и называется, потому что представляет собой один из главных инструментов для организации эффективного управления.

Управленческий учет – это источник информации, которая показывает фактическое положение дел.
Это инструмент, который позволяет руководству достоверно оценивать и влиять на ситуацию.
Это компас, который помогает менеджменту направлять корабль бизнеса на маяк стратегических целей.

У любого бизнеса одна цель – повышение благосостояния его владельцев. Это возможно только в случае, если бизнес живет сейчас и будет жить в дальнейшем. Для текущего жизнеобеспечения необходим достаточный денежный поток. Если говорить о жизнеспособности в долгосрочном периоде – ее обеспечивает прибыль. Умение управлять этими двумя показателями (деньгами и прибылью) делает предприятие успешным.

Финансовый менеджер, при создании системы управленческого учета должен начать с построения фундамента для структурирования информации. Некоторые консультанты советуют начать с разработки форм управленческой отчетности, а уже под них, так сказать «вниз», строить систему учета. С таким подходом можно согласится в том случае, если внедрить учет надо «на вчера», а бизнес более-менее стабилен. Если же Вы хотите строить систему «на века», с учетом будущего роста и сложности бизнеса, то я советую идти «снизу-вверх», а не наоборот.

Вы – архитектор. Проектируйте так, как проектировали пирамиды. Сделайте систему управленческого учета неподвластную времени.

Именно предварительная тщательная разработка структуры доходов, расходов и движений денег создает фундамент для работоспособности и масштабируемости управленческого учета на предприятии. Сначала постройте единую структуру, которая станет фундаментом для накопления учетных данных, основой для подготовки разного рода отчетности. Все остальное – вторично.

Как организовать?

Ниже приведу практический пример, как  строить фундамент на основе системы 1С. 

Мы структурируем информацию с помощью классификаторов. Цель создания классификатора – единый подход к учету одинаковых операций, эффективность работы учетных сотрудников, оптимальная сопоставимость и прозрачность информации для руководства.

Доходы, Расходы, Движение денежных средств – один из основных классификаторов управленческого учета. Он имеет иерархическую структуру: группа, подгруппа, статья. Позволяет классифицировать любую операцию о доходах, расходах, движении денег и использовать эти данные для подготовки отчетов в различных срезах.

Чтобы далее говорить предметно, скачайте по этой ссылке Классификатор. Ниже я буду опираться на информацию из него.  Классификатор подходит для предприятия, занимающегося производством пиломатериалов. Подобные есть также для лизинга, растениеводства, животноводства, если интересует, пишите на почту — вышлю.

В системе 1С вместо тех справочников, которые созданы по умолчанию, субконто «виды затрат», «доход», «ддс» заполняются значениями из Классификатора. Далее, на все счета расходов (9х) и производства (23х) «подвешивается» субконто «виды затрат». Аналогично настраиваем субконто для счетов денег и доходов. Может показаться, что привязка единого классификатора к каждому затратному счету, является избыточной. Действительно, для 23-го счета, если у вас не судостроительный завод, вряд ли когда-нибудь понадобится аналитика «расходы на банковские проценты».  Или, например, на счете 95 никогда не возникнет аналитика «основное сырье и материалы». Но практика показала, что единый Классификатор для любого счета позволяет довести работу до автоматизма. Мозг и пальцы на автомате находят необходимую папку и нужный элемент, не отвлекаясь на то, что аналитика по разным счетам разная. 

Статьи в справочнике сгруппированы по экономическому смыслу. В каждой компании он может отличаться. Подстроить справочник под специфику Вашего бизнеса – Ваша задача. Моя задача – поделится информацией, которая подскажет, как еще можно структурировать операции.

Я обычно добавляю код группы и статьи (в Классификаторе называются счет и субсчет – не путайте с бухгалтерскими). Это нужно для того, чтобы в системе 1С можно было сортировать группы и элементы и по алфавиту, и по смыслу.

Рекомендую обязательно писать пояснение. Если у вас много сотрудников в учетном отделе они должны иметь возможность «подсмотреть» куда правильно отнести ту или иную операцию. Убирайте двузначности.  Например, стоит уточнить куда отнести бензин, потраченный в командировке и бензин для офиса. Здесь просто нет лучшего ответа. Единственно правильный ответ – согласуйте с руководством, напишите в классификаторе и используйте этот подход.

Привязка подобной аналитики к обычному плану бухгалтерских счетов позволяет создать практически идеальный конструктор для управленческой отчетности (P&L, Cash flow, production costs и т.д.). Конечно не все операции можно охватить бухгалтерским Планом счетов с правильной аналитикой. Например, операция по выплате дивидендов через покупку шин, непросто ложится на обычный план счетов и Классификатор.  В подобных ситуациях (для полной свободы управленческого учета) необходимо создать позабалансовые счета, а еще лучше – отдельный субъект учета. Но это уже не тема данной статьи.

Что дальше?

Классификатор доходов, расходов и движения денег – самый важный для построения системы управленческого учета. Делайте его подробным. Даже если Вам будет казаться, что на данном этапе такая расшифровка не нужна – все равно делайте ее, «закидайте на бурячки». Помните, в будущем детализация может понадобиться даже «задним числом», а разъединять информацию на составляющие всегда сложнее и дольше, чем укрупнять.

После того, как навели порядок в учете расходов и денег возьмитесь за структурирование центров финансовой ответственности, видов деятельности, материальных ценностей, контрагентов, необоротных активов.

Структурируйте информацию по максимуму и вскоре сами заметите, как легко и быстро строятся Ваши пирамиды управленческого учета.

Скачать Классификатор