Logo
Блог

Блог

Про тайм-менеджмент, Петю и облака…

Офисный Pokemon GO

Хочу написать продолжение к своей заметке про управление временем, тем более об этом уже обещал 🙂 

Друзья, наверное большинство из нас попадало на работе в ситуации, когда какой-то электронный документ тяжело найти. В большинстве компаний, с которыми я работал, электронные документы обычно находились в разных местах, разных количествах и разных названиях.

Бывало, что поиск какого-то документа, особенно, если его хардкопи отсутствует, превращался в игру Pokémon GO, к которой с радостью присоединялись коллеги из соседних отделов. Играть в такую игру весело, а для новичков в офисе даже полезно. В поисках документа-покемона ты ходишь по офису, знакомишься с коллегами, пропитываешься корпоративной культурой. Единственный минус — такая «игра» является знатным тайм-киллером…

Петя, биткойны, облака

Хаос в системе организации хранения электронных документов чреват не только пустыми тратами времени. Многие помнят и немногие «очухались» от последствий вируса Petya, который блокировал компьютеры, требуя биткоины за разблокировку. 

По официальным данным Майкрософт от кибератаки пострадало огромное количество компьютеров — более 12000! Более полутора тысяч компаний подали жалобы в киберполицию по поводу атаки вируса Petya. Мне кажется реальные циры беды значительно выше.

Ситуация не станет лучше. По информации компании BDO проблемы кибербезопасности в мире будут только расти, а стоимость кибератак достигнет просто неимоверных сумм к 2019 году.  Вирусы становятся изощренней, методы воздействия хитрее, период атаки — дольше. Сложность защиты отдельного предприятия возрастает экспоненциально. Малый бизнес просто по деньгам не потянет высококлассных ИТ-специалистов достаточного уровня — их зарплаты очень высоки. 

Конечно, можно нанять обычных сисадминов, которые грамотно развернут «песочницу» и будут фильтровать трафик. Но где гарантия, что у вас не будет диалога, как в том анекдоте, что появился 28 июня, в связи с кибератакой Пети:

— У нас ведь есть бэкап, ведь так?
— Да есть, он от четырнадцатого.
— Четырнадцатого числа? То есть у нас десятидевная потеря?
— Не числа. года…

Люди в черных балаклавах 

Но, давайте быть справедливыми: не только иностранные вирусы и кибератаки могут вредить вашему бизнесу.

За последний год истории о захвате офисов и компьютеров людьми в спецобмундировании заполонили ленты новостей. Каждый бизнесмен в центре Киева, выглянув в окно и увидев три броневика, опасается, а не к нему ли это «гости». Что же делать бизнесу в такой ситуации, какой выход? 

Для малого бизнеса в такой ситуации только один выход: облака, Господа, облака. Нужно переносить свои сервера данных к провайдерам, выбирать системы автоматизации по модели SaaS. Тем более интернет сейчас очень быстрый, а в скором будущем в Украине и 4G для мобильного интернета запустят. Кстати и система SAP, и cистема Odoo имеют SaaS решение. Если говорить про последнюю, то она в принципе изначально так и задумывалась.

Ну да от краткой рекламы вернемся к теме: ведь заметка не о системах автоматизации, а о тайм-менеджменте вообще-то 🙂 

Хранение электронной информации

Итак, взяли вы в аренду серверное пространство, при этом не важно: в Украине само «железо» стоит, в Прибалтике или Зимбабве. Как организовать хранение информации на дата-сервере так, чтобы информацию можно было удобно искать и, что самое главное, быстро находить в ожидаемых местах? 

«Продвинутый» ответ на этот вопрос будет звучать так: есть специальные системы электронного документооборота и архива. Они позволяют хранить файлы, организовывать цепочки взаимосвязей, осуществлять быстрый поиск и фильтрацию и много еще чего. Однако, внедрение данных систем требует значительных усилий. Совсем не факт, что оно «заработает» именно в вашей компании, возможно вы просто потеряете деньги, нервы и время. Можно ли как-то уменьшить риск в данном случае? Можно.

Можно обойтись простым и быстрым решением. Я говорю об организации структуры папок хранения электронной информации на сервере. Это можно сделать просто, быстро и — главное — бесплатно! Все будет зависить только от Вас — продумали структуру, написали процедуру, и, своим административным важелем, привили привычку сотрудникам.

Вот ссылки того, как я это организовывал в компаниях. Каждая фирма отличается, но данные документы смогут лечь в основу того, что вы разработаете под себя (клик по ссылке для скачивания):

Выберите это простое решение и количество хаоса уменьшится. Скажу даже больше: данное простое решение здорово поможет Вам в будущем, когда от этих «детских шалостей» захотите перейти на какую-нибудь «взрослую» систему электронного документооборота. 

И да, не забывайте давать документам названия, чтобы они были понятны. Я даю просто практические примеры того, как это можно делать, Вы у себя в компании разработаете схему «под себя».

Example of names