Logo
Блог

Блог

Немножко о папках-регистраторах

Немножко неизвестного прошлого

Этот пост будет продолжением моей предыдущей статьи об эффективном управлении временем.

Для начала пару фактов. Если вы в офисе — посмотрите вокруг себя. Вполне возможно, вы увидите дырокол. Исследователи считают, что дырокол впервые был изобретен и использован Иммануилом Кантом еще в 1783 году. Также история говорит, что запатентировал  дырокол немецкий купец и изобретатель Фридрих Зённеккен и это произошло аж через сто лет — в 1886. Он же изобрел праобраз папки-регистратора, а также другие канцелярские принадлежности.  

Историческая необходимость в папках начала развиваться в 18 веке — с развитием бюрократии и стандартизированием размеров выпускаемой бумаги. Возрастающее количество бумажных документов требовало локальных хранилищ и папки стали идеальным решением.

В этом посте я хочу очень кратко на практическом примере, рассказать о том, как использовать папки и с их помощью систематизировать документы. 

Немножко известного настоящего

Папки-регистраторы есть везде. Да, больше всего их в бухгалтериях, но реально вы можете наблюдать их везде. Обратите внимание: банк, кабинет депутата, ЖЭК, приемная комиссия ВУЗа, кабинет участкового (врача), каптерка прораба и т.д.

Повернитесь, и вы, скорее всего, увидите, что и у вас на полках они стоят. Присмотритесь к ним… Что вы видите? Скорее всего вы наблюдаете набор из папок разных цветов, разной толщины, разных производителей с разными ярлыками на торцах. Зайдите в оплот порядка и перпендикулярности — бухгалтерию — и, скорее всего, увидите ту же картину. Папки разных цветов и оттенков, некоторые новые, а иные — с «покусанными» углами; у одних на торце маркером написано «накладные», у других — напечатано «договора 2016»; третьи — видимо секретные — вообще без названия. Вы думаете у вас на фирме только так? Нет. Я встречал подобное практически на каждой фирме, с которой работал. Это везде. И это статистика. 

Немножко личной истории

Впервые я понял, что с папками что-то не так в совсем юном возрасте. Я только начал бухгалтерскую карьеру и любые практические понятия были для меня в диковинку. Это сейчас я «с закрытыми глазами» могу отличить кассовый ордер от счета, а тогда я подолгу всматривался в приходные накладные от разных поставщиков, пытаясь понять: это одно и то же или все-таки разное. Наступил момент, когда меня, еще не «оперившегося», оставили одного в офисе и дали задание: до завтра провести в бухгалтерском учете документы за прошлый месяц. И я взялся за работу. Это был стресс! Документы находились в папках и в стопках, не было никакой систематизации, накладные были и отдельно и подшиты к авансовым счетам, табеля учета рабочего времени лежали с командировками, а приказы по личному составу и премиям — в папках-скоросшивателях. Надписей на папках небыло. Невозможно было определить где документы, уже проведенные в учете, а где нет. Просто скажу — это был ад! Вот с того времени я для себя решил: Никогда. Никому. Я не оставлю подобный хаос. 

На протяжении практики работы у меня постепенно сформировалось видение, как организовать архив текущих документов. Сначала появились идеи про то, что все папки надо понятно подписывать. Потом про то, что надо подписывать в едином стиле. Потом возникла идея о цветах. Потом, во время работы в холдинге, возникла идея, что все надо кодифицировать. 

Вы можете воскликнуть «Что? Папки? Ха, это же совсем не важно!» Но я вам расскажу, почему я этой темой делюсь, и почему считаю ее важной. В 2009 году к нам в Холдинг приехал представитель Нидерландского банка FMO, для первичного знакомства с потенциальным заемщиком. Естественно, что представителя повозили по производствам, показали технику, оборудование, процессы. Но потом пришло время, когда представитель заглянул в бухгалтерию. Он долго смотрел на шкафы с папками и впоследствии произнес: «Константин, мы конечно дождемся отчета аудиторов, но я на 90% уверен, что документы, которые лежат в таким образом оформленных папках, просто не могут быть неправильными». И это была награда! 

Немножко практики

Я хочу поделиться примером того, как можно организовать текущий архив на предприятии. В этом нет ничего сложного — просто откройте файлы (ссылки ниже) и всю логику вы увидите сами. Есть только пару моментов, которые я хотел бы уточнить: цвет и код папки.

Кроме самих ярлыков я использую цветовую индикацию папок. Это пришло мне в лизинге: там было много папок и часто люди приходили в бухгалтерию искать, а нет ли папки с конкретным лизинговым делом, папки с договорами и т.д. Тогда я понял, что, если в кабинете лежат только бухгалтерские документы (которые по схеме у меня обычно в папках синего цвета), достаточно одного взгляда, чтобы понять, что среди двух десятков папок нет договоров (в папках красного цвета). Если бухгалтер ищет отчетность по ПДВ, то он не будет рыться у меня на столе или в шкафу — там ведь нет папок скучного серого цвета, которым по схеме обозначается отчетность. Попробуйте внедрить у себя и заметите, что единая цветовая индикация реально экономит время на поиск.

Цифровая индикация папок. В принципе можно обойтись и без нее. Но когда у вас Группа предприятий. Когда приказы по личному составу могут называться «наказами з персоналу». Когда вы приглашаете аудиторов проверять всю группу предприятий. Когда вы любите лично приехать на предприятие и ознакомиться с первичкой, не отрывая от работы местную бухгалтерию. В этих случаях цифровая индикация здорово помогает.

Файлы для скачивания:
Процедура оформления папок.
Схема папок.

Если вы еще не систематизировали у себя документооборот, указанные примеры могут вам помочь и натолкнуть на множество своих идей. 

Все можно сделать лучше, чем делалось до сих пор.
Генри Форд

Чуть философии

Бумажным документам осталось совсем немного времени жить. Мне кажется, человечество полностью перейдет на цифру в течение ближайшего десятилетия. Технологии искусственного интеллекта, блокчейн и Bigdata совсем скоро до неузнаваемости изменят наш мир.

Это правда, мир стремительно меняется. Целая эпоха привычных нам вещей постепенно уходит прошлое… Давайте, в последние годы жизни бумажных документов, нарядим их в красивую и опрятную одежду!

folders